Planilha de controle de seguros grátis: apólices, vencimentos e comissões

A planilha de controle de seguros grátis do Insurance OS é um modelo em Excel, também disponível em CSV, com as abas Apólices, Parcelas e comissões, Vencimentos e Resumo, feito para o corretor autônomo e a corretora pequena que ainda não usam sistema. Não pede cadastro nem e-mail: baixe a planilha em Excel (.xlsx).

Quase toda corretora começa com uma planilha aberta o dia inteiro e cores marcando o que vai vencer. Começar por ela não é problema. O problema é continuar nela quando a carteira cresce. Por isso o modelo tem três escolhas que poupam retrabalho depois:

• Apólices separadas de clientes, ligadas pelo documento do cliente.
• Comissão por parcela, com o valor esperado comparado ao recebido e os vencimentos próximos marcados.
• Cabeçalhos que o importador do Insurance OS reconhece: sair da planilha vira um upload, não uma nova digitação.

Baixe a planilha de controle de seguros (sem cadastro)

São dois arquivos. Escolha pelo que vai fazer agora:

• Planilha em Excel (.xlsx): para o dia a dia. Tem listas suspensas, fórmulas de comissão e de dias até o vencimento, formatação condicional e um resumo que se atualiza conforme você preenche.
• Modelo em CSV: só os cabeçalhos da aba Apólices, sem linhas, para preencher e importar. É um CSV UTF-8 com BOM separado por ponto e vírgula: no Excel em português, abre em colunas e com os acentos certos. No Google Sheets, use Arquivo > Importar e deixe o separador em detecção automática.

O arquivo não tem macro nem VBA, de propósito: ninguém precisa habilitar conteúdo para usar, e ele abre também no Google Sheets. Também não avisa nada sozinho: esse limite é explicado mais abaixo.

Para migrar aos poucos: organize os documentos dos clientes, importe o cadastro deles, envie um CSV pequeno de apólices e confira o resultado antes de seguir com o restante. Guarde uma cópia da planilha com os recebimentos antigos: a importação de apólices não reconstrói esse histórico.

O que tem em cada aba

• Leia primeiro: uso, colunas obrigatórias e efeito das colunas opcionais na importação.
• Apólices: uma linha por apólice, com as 20 colunas do importador. Vem vazia, pronta para a sua carteira.
• Exemplos: três apólices fictícias e um exemplo de parcelas, separados da aba Apólices para não irem junto na importação.
• Parcelas e comissões: uma linha por parcela, com valor esperado, data prevista, recebimento e diferença.
• Vencimentos: apólices não canceladas que vencem nos próximos 30, 60 e 90 dias, com os dias que faltam.
• Resumo: apólices por situação, prêmio por seguradora e ramo, e comissão esperada x recebida no mês.
• Listas: seguradoras com CNPJ, ramos, situações, formas de pagamento e tipos de documento usados nas listas suspensas.

Na aba Listas, seguradoras e ramos já vêm com os nomes que o Insurance OS traz cadastrados, e você pode acrescentar os da sua carteira. Nomes que você acrescentar viram cadastros novos ao importar; para uma seguradora nova, preencha também o CNPJ ao lado. Situação, forma de pagamento e tipo de documento ficam como estão, porque são os valores que o importador aceita.

As colunas da aba Apólices

Os cabeçalhos estão escritos exatamente como o importador reconhece, então não os renomeie: "Tipo de documento cliente" é aceito, "Tipo de documento do cliente" não é. A ordem é esta:

1. Número da apólice: o número emitido pela seguradora, sem repetir. Obrigatória.
2. Cliente: nome da pessoa ou razão social. Obrigatória.
3. Documento do cliente: CPF ou CNPJ, só números. Obrigatória.
4. Tipo de documento cliente: CPF ou CNPJ. Obrigatória.
5. E-mail cliente
6. Telefone cliente
7. Seguradora: escolha na lista, com o nome igual ao do cadastro do sistema.
8. CNPJ da seguradora: preenchido pela fórmula quando a seguradora está na aba Listas. Na importação, ajuda a reaproveitar o cadastro certo.
9. Ramo: escolha na lista, como Seguro Automóvel. Nome diferente do cadastro do sistema cria um ramo novo na importação.
10. Emissão
11. Início da vigência
12. Fim da vigência: a data que alimenta os avisos de vencimento.
13. Prêmio total: o valor total da apólice. Obrigatória.
14. Forma de pagamento
15. Número de parcelas
16. Vencimento da primeira parcela: dela saem as datas das parcelas seguintes.
17. Percentual de comissão
18. Situação
19. Descrição: um resumo curto, como "Auto, uso particular".
20. Observações

Só as cinco marcadas são obrigatórias. O resto pode ser completado depois.

Além do tipo de documento, duas colunas têm valores fechados, escolhidos numa lista suspensa:

• Situação: Ativa, Vencida, Cancelada ou Pendente. "Vigente" é recusado na importação, então use Ativa. Célula vazia faz a apólice entrar como Pendente. Depois da importação, o sistema recalcula a situação pelas datas de vigência todo dia, exceto nas canceladas. Sem Início da vigência, a apólice não passa a Ativa e não gera aviso de vencimento.
• Forma de pagamento: À vista, com uma parcela, ou Parcelado, com duas ou mais. Vazia, vale À vista.

No Percentual de comissão, vale o que foi pactuado com a seguradora para aquele produto. Não existe tabela oficial: a Lei 4.594/1964 fala em "corretagens pactuadas para cada modalidade de seguro" (art. 13). O guia sobre comissão de corretor de seguros mostra onde encontrar o percentual de cada acordo.

Três cuidados de formato evitam erro na importação, e no modelo essas colunas já vêm preparadas:

• Datas em dd/mm/aaaa.
• Prêmio e percentual como número simples, sem "R$" e sem "%": 1200,00 e 20.
• Documento formatado como texto, para o Excel não cortar o zero à esquerda nem virar notação científica.

Como a planilha avisa o vencimento

A aba Vencimentos calcula quantos dias faltam para cada apólice não cancelada vencer, com a conta Fim da vigência - HOJE(), e separa as que vencem em até 30, 60 e 90 dias. A mesma regra colore a célula de Fim da vigência na aba Apólices: vermelho quando faltam 30 dias ou menos, âmbar entre 31 e 60.

O limite é o de qualquer planilha: a cor só aparece para quem abre o arquivo, e ela não manda e-mail. Se renovação perdida já custou cliente, veja como montar um controle de renovação de apólices com antecedência configurável e rotina de follow-up. No Insurance OS, o prazo de aviso é único por usuário, não por ramo; prazos comerciais diferentes precisam da sua organização de contatos.

Comissão esperada x recebida por parcela

A comissão costuma acompanhar o pagamento do prêmio: se o segurado parcelou em 12 vezes, ela chega em 12 pedaços. Por isso a aba Parcelas e comissões tem uma linha por parcela, e não uma por apólice.

Um exemplo hipotético, o mesmo do guia de como calcular comissão de corretor de seguros: prêmio de R$ 1.200 em 12 parcelas de R$ 100, com comissão de 20%. A comissão total é de R$ 240, e cada parcela deve render R$ 20.

As colunas da aba:

• Número da apólice e Parcela: identificam a linha. O percentual vem da aba Apólices.
• Vencimento da parcela e Valor da parcela: a base do cálculo. Use a do seu acordo com a seguradora, que muitas vezes é o prêmio líquido, sem IOF.
• Valor esperado: valor da parcela vezes o percentual de comissão.
• Data prevista: quando o repasse deve cair, pela regra de cada seguradora. O guia sobre quando a seguradora paga a comissão mostra como chegar a essa data.
• Valor recebido e Data de recebimento: o que caiu no extrato, e quando.
• Diferença: recebido menos esperado. Fica vermelha se o repasse veio a menos ou se a data prevista passou sem valor lançado.

As três parcelas do exemplo, também disponíveis na aba Exemplos, mostram situações diferentes:

• Parcela 1: R$ 20,00 esperados e R$ 20,00 recebidos; diferença de R$ 0,00.
• Parcela 2: R$ 20,00 esperados e R$ 18,00 recebidos; diferença de −R$ 2,00.
• Parcela 3: R$ 20,00 esperados, sem valor lançado como recebido e data prevista já passada; diferença de −R$ 20,00.

A parcela 2 bate com 18% sobre R$ 100, e não com os 20% combinados. A parcela 3 ainda não caiu. São duas cobranças diferentes, e separar uma da outra é o trabalho da conciliação de comissões: comparar esperado com recebido lançamento por lançamento, e não pelo total do mês.

Se a apólice for cancelada, mude a Situação para Cancelada e zere o esperado das parcelas que não serão pagas. No cancelamento ou na devolução de prêmio, a comissão já recebida volta à seguradora na proporção do valor devolvido ou não recebido por ela (Resolução CNSP 278/2013, art. 1º). A Resolução CNSP 493/2026, que substitui a 278 a partir da entrada em vigor prevista para janeiro de 2027, mantém a regra (art. 21, III e parágrafo único). Prazo e forma do estorno dependem do acordo com cada seguradora. Como conferir o desconto no extrato e registrá-lo sem apagar a comissão original está em estorno de comissão de seguro.

Ligue apólices e clientes pelo documento

A aba Apólices não repete o cadastro do cliente: guarda nome, documento e um contato, que é o que a importação precisa. Endereço e observações ficam na planilha de clientes, que usa a mesma chave: o CPF ou CNPJ, só números.

Para trazer o telefone atualizado de um cliente, copie a aba Clientes para dentro deste arquivo e busque pelo documento:

=PROCX(C2;Clientes!D:D;Clientes!F:F)

Nessa fórmula, C é a coluna Documento do cliente da aba Apólices, e D e F são as colunas Documento e Telefone da aba Clientes. Nas versões do Excel sem PROCX, =PROCV(C2;Clientes!D:F;3;FALSO) dá o mesmo resultado.

Nunca ligue pelo nome: "Construtora Vega" numa aba e "Construtora Vega LTDA" na outra quebram a busca sem aviso. Na migração, o documento também é a chave principal. O importador procura primeiro pelo documento e pode reaproveitar uma ficha pelo nome normalizado quando não o encontra. Isso não comprova que se trata da mesma pessoa: confira as linhas com correspondência por nome e corrija os documentos antes de aplicar. Um nome parecido não é garantia contra vínculo errado.

Quando a planilha deixa de dar conta

Enquanto uma pessoa cuida de tudo e a carteira cabe numa conferência semanal, o modelo segura bem. Com o tempo, seis pontos começam a pesar:

1. Erro manual. As listas suspensas ajudam, mas uma data trocada ou um zero a mais no prêmio passam sem aviso.
2. Alerta passivo. A cor do vencimento só funciona para quem abre o arquivo no dia certo.
3. Comissão lançada à mão. A fórmula calcula o esperado, mas alguém cria a linha de cada parcela e confere cada repasse no extrato.
4. Rastrear alterações. Quem mudou a vigência? Qual era o prêmio antes da renovação? Algumas ferramentas guardam versões do arquivo, mas conferir a mudança de uma apólice exige localizar e comparar os registros.
5. Vários usuários. A edição compartilhada evita versões por e-mail, mas exige combinar responsabilidades e conferir as permissões disponíveis. Acesso ao arquivo, à aba ou à célula não equivale necessariamente a acesso por cliente ou carteira.
6. Digitação de PDF. Cada apólice que chega em PDF vira minutos de transcrição, com o risco do item 1.

Quando esses pontos já custam tempo ou cliente, o checklist de sistema para corretora de seguros ajuda a comparar as opções. No Insurance OS, o vencimento aparece em Meu dia com antecedência configurável de 1 a 180 dias por usuário. O resumo por e-mail depende da preferência habilitada, do acesso e do envio; confira também o app. Mudanças de vigência e prêmio ficam no histórico da apólice, com o valor anterior e o novo. Cada pessoa entra com o próprio papel, e as comissões registradas podem ser conferidas contra o extrato OFX ou QFX.

Como sair da planilha sem redigitar

1. Deixe na aba Apólices só a sua carteira, com os cabeçalhos originais.
2. Salve como CSV UTF-8. Com a aba Apólices aberta, use Arquivo > Salvar como > CSV UTF-8; o Excel salva só a aba ativa. No Google Sheets, selecione a aba e use Arquivo > Fazer download > Valores separados por vírgula (.csv).
3. Se tiver a planilha de clientes, importe-a antes.
4. Envie o arquivo em Carteira → Apólices → Importar CSV.
5. Leia o relatório. O arquivo inteiro é conferido antes de gravar, e cada linha volta como válida, inválida ou em conflito (por exemplo, número de apólice repetido no arquivo ou já cadastrado). Se houver qualquer erro, nada é gravado: você corrige as linhas indicadas e envia de novo.
6. Confira o lote aplicado. Verifique cliente, seguradora, vigência, prêmio e parcelas futuras na apólice. Se a resposta do envio for incerta, consulte o resultado antes de enviar de novo. Prossiga com os próximos arquivos depois dessa conferência.

O que acontece na importação:

• Até 5.000 linhas e 2 MB por arquivo. Carteiras maiores sobem em partes.
• Cliente, seguradora e ramo podem ser criados ou reaproveitados conforme os campos e correspondências do arquivo; leia o relatório antes de aplicar.
• As parcelas futuras podem ser geradas mês a mês a partir do prêmio total, do número de parcelas e do vencimento da primeira parcela (sem ele, vale o início da vigência ou a emissão), com as comissões correspondentes. Sem data de referência, a apólice entra sem parcelas nem comissões; confira o efeito informado no relatório.
• Parcelas com vencimento anterior a hoje não são geradas. É uma escolha da migração para começar pelo financeiro futuro, não uma confirmação de que foram pagas. Verifique atrasos e recebimentos anteriores separadamente, sem confiar nessa omissão como prova de quitação.
• A aba Parcelas e comissões não é importada. O histórico de repasses anteriores fica na planilha, como registro.

Exemplo hipotético: importe primeiro dez apólices com documentos conferidos, incluindo uma que já tenha parcelas vencidas. Compare a vigência e a primeira parcela futura no sistema com a planilha. Mantenha os pagamentos anteriores no arquivo de origem, pois eles não entram pelo CSV de apólices. As dez apólices são um recorte de avaliação, não um resultado de cliente do Insurance OS.

Se a carteira está em PDFs, o caminho é a leitura de apólice em PDF por IA: lotes de até 20 arquivos e 4 MB no total, 1 crédito reservado por PDF e revisão antes de salvar. Esse fluxo difere do CSV: a quantidade de parcelas extraída não cria sozinha o financeiro; confira e registre as parcelas após salvar a apólice.

Conclusão

Uma planilha de controle de seguros grátis resolve bem o começo. Este modelo foi feito para que o dia de sair dela seja curto: os cabeçalhos já são os do importador, e o documento do cliente já é a chave que o sistema usa.

Quando quiser ver a carteira num sistema, com aviso de vencimento por e-mail e comissão gerada parcela a parcela, o teste grátis de 21 dias é sem cartão e não vira cobrança automática no fim. Ele inclui créditos para ler PDFs por IA, e a quantidade aparece na oferta do teste. Dúvidas sobre importação e créditos estão na central de perguntas frequentes.

Fontes

• Lei 4.594/1964, com redação da Lei 14.430/2022 (Planalto), art. 13. O cabeçalho da página ainda mostra "Revogado pela MP 905/2019", mas essa MP perdeu efeito em 2020 e a lei foi alterada depois, em 2022 e 2025.
• Resolução CNSP 278/2013 (texto reproduzido na LegisWeb), art. 1º. A LegisWeb é um espelho privado, não a publicação oficial.
• Resolução CNSP 493/2026 no Diário Oficial da União, publicada em 21/07/2026: art. 21 (comissão na devolução de prêmio e no cancelamento), art. 69, VII (revogação da 278) e art. 70 (vigência 180 dias após a publicação). Veja também a notícia da Susep sobre a resolução.

Recursos e limites do produto revisados em 03/10/2026. As referências regulatórias acima conservam a consulta de 23/09/2026; a revisão de produto não representa uma nova conferência integral dessas normas.